Keisarillisen Majesteetin Armollinen Johtosääntö Suomen Valtioarkistolle (1900)
1900.
N:o 10.
Me NIKOLAI Toinen, Jumalan Armosta, koko Wenäjänmaan Keisari ja Itsevaltias, Puolanmaan Tsaari, Suomen Suuriruhtinas, y. m., y. m., y. m. Teemme tiettäväksi: että Me olemme nähneet hyväksi Suomen Valtioarkistolle vahvistaa seuraavan muutetun johtosäännön:
Suomen Valtioarkiston, joka 23 p:nä Heinäkuuta 1896 annetun armollisen asetuksen mukaan on Keisarillisen Senaatin Talousosaston Kanslian alaisena, tulee säilyttää, hoitaa, järjestää ja luetteloon panna sekä asianomaisille saatavina pitää semmoisia historiallisia, valtiollisia, oikeudellisia ja hallinnollisia todistuskappaleita ja asiakirjoja sekä tililaskuja, joilla maan hallintoon tahi historiaan nähden on pysyväinen arvo. Valtioarkiston velvollisuutena on myöskin, mikäli olosuhteet sen myöntävät, painosta toimittaa erityisluetteloja arkiston sisällyksestä kuin myös kokoelmia siellä säily tärkeämmistä historiallisista todistuskirjoista.
Valtioarkistossa on kaksi osastoa, vanhempi eli historiallinen, sekä nuorempi eli hallinnollinen ja on vuosi 1809 niitten rajana.
Valtioarkiston virka- ja palvelusmiehistä, heidän nimestään, palkkauksestaan ja muista eduistaan, niin myös kelpoisuusehdoista asianomaisten virkain hakemiseen on säädetty armollisissa julistuksissa 8 p:ltä Huhtikuuta 1880 ja 24 p:ltä Syyskuuta 1891.
Vahtimestarin ja lämmittäjän, joka myöskin on ovenvartija, ottaa ja erottaa valtioarkiston-hoitaja.
Valtioarkiston-hoitaja on vastuunalainen arkiston, sen rakennusten ja tarvekalujen huolellisesta hoidosta kuin myös siitä että työt arkistossa taukoamatta jatkuvat. Sitä varten tulee hänen muun muassa:
1:ksi) johtaa ja viraston virkamiesten kesken jakaa arkiston tarkoitukseen tarpeelliset työt sekä valvoa niitten asianmukaista suoritusta kuin myös nähden muuten ryhtyä niihin toimiin, joita arkiston turvallisuus ja hoito sekä järjestyksen ylläpitäminen siinä vaativat;
2:ksi) pitää vaaria että semmoiset asiakirjat, jotka ovat pidettävät salassa, eivät ole syrjäisten saatavilla ja ettei jäljennöksiä sellaisista asiakirjoista oteta;
3:ksi) koettaa mikäli mahdollista enentää ja täydentää arkiston kokoelmia;
4:ksi) jos joku virasto tahi muu valtiolaitos lakkautetaan, pitää huolta siitä, että sen asiakirjat, mikäli niillä on pysyväinen arvo, Valtioarkistoon siirretään, ellei Senaatti ole asiasta toisin määrännyt;
5:ksi) hyvästi hoitaa, luetteloon panna ja, jos siihen tarkoitukseen määrätyt varat sen sallivat, enentää Valtioarkiston kirjastoa;
6:ksi) toimittaa painosta ulosannettavaksi 1 §:ssä mainitut julkaisut;
7:ksi) pitää vaaria että arkistorakennuksen katto kylmänä vuodenaikana alati pidetään vapaana lumesta ja jäästä; jos arkistorakennukseen tulee vikoja tahi vajavuuksia, jotka vaativat pikaista parannusta, ilmoittaa siitä Yleisten rakennusten Ylihallitukselle, joka sitä varten ryhtyköön tarpeelliseen toimenpiteesen; ja että tarpeellista varovaisuutta arkistorakennusta lämmitettäessä noudatetaan;
8:ksi) joka vuosi ennen Helmikuun loppua Talousosaston Kansliaan lähettää tilinteko sekä valtioarkiston käytettäviksi asetetuista vuotuisista määrärahoista että myöskin niistä maksuista, jotka kertyvät niistä vahvistetuista jäljennöksistä, todistuksista ja otteista, mitkä Valtioarkisto antaa; ja tulee valtioarkiston-hoitajan jokaiselta vuosipuoliskolta, viimeistään seuraavan kuun 15 p:nä, suorittaa nämä maksut Uudenmaan läänin räntteriin; kuin myöskin
9:ksi) vuosittain ennen Syyskuun loppua Keisarilliseen Senaattiin antaa kertomus Valtioarkiston tilasta ja siinä lähinnä edellisenä kalenterivuonna toimitetuista töistä.
Valtioarkiston-hoitaja on oikeutettu sattuvissa tapauksissa antamaan arkiston virkamiehille virkavapautta korkeintaan kahden viikon ajaksi, ei kuitenkaan yhtaikaa useammalle kuin yhdelle.
Ensimmäisen aktuariuksen, joka hoitaa arkiston vanhempaa osastoa, ja toisen aktuariuksen, jonka hoidossa uudempi osasto on, pitää kummankin osastossaan vastata siitä, että siihen kuuluvat asiakirjat säilytetään ja pidetään hyvässä järjestyksessä, jota paitsi heidän, niin kuin 17 § lähemmin määrää, on pidettävä huolta niiden varain ylöskannosta ja tarkastuksesta, jotka kertyvät Valtioarkiston yksityisille henkilöille antamista toimituksista. He ovat myöskin velvolliset valtioarkiston-hoitajan pyynnöstä ottamaan osaa työhön toisella osastolla kuin mikä on heidän hoitonsa alaisena.
Sekä ensimmäisen ja toisen aktuariuksen että Valtioarkiston ylimääräisten virkamiesten tulee joka kuukauden lopulla valtioarkiston-hoitajalle antaa kirjallinen selonteko kuukauden kuluessa suorittamistaan töistä sekä ehdotus lähinnä seuraavan kuukauden kuluessa suoritettavista uusista töistä.
Valtioarkiston virkamiehet eivät saa itsensä tahi muitten varalle kokoilla alkuperäisiä todistuskirjoja, autografioita eikä sinettejä.
Valtioarkiston virkamiehet ovat velvolliset itsekukin alttiisti olemaan yleisölle avullisina niitten tietojen antamisella, joita arkistosta voidaan saada, sekä, niillä ehdoilla kuin tämä johtosääntö muuten sisältää, käytettäväksi arkistossa esille antamaan pyydettyä asiakirjaa. Mutta jos joku haluaa yksityistä tarvetta varten virkamiehen apua sellaisten tutkimusten ja selvitysten tekemiseen, joihin tarvitaan enemmän aikaa ja työtä, saakoon asianomainen virkamies siitä kohtuullisen korvauksen.
Valtioarkisto pidetään avoinna joka arkipäivä kello 10:stä edellä puolenpäivän kello 3:een jälkeen puolenpäivän, joina aikoina tutkijoita varten aiotussa lukusalissa alituisesti pitää oleman joku arkiston-virkamies siinä olevia kokoelmia silmällä pitämässä.
Palvelusmiehet älkööt, virkansa menettämisen uhalla, muina aikoina kuin milloin arkistoa pidetään yleisölle avoinna, sinne laskeko syrjäistä henkilöä. Palvelusmiehet ovat ankarasti kielletyt vastaan ottamasta lahjapalkkioita niiltä, jotka käyvät arkistossa.
Niitten asiakirjain, jotka annetaan Valtioarkistossa säilytettäviksi, pitää oleman järjestettyinä sekä joko sidottuina vahvoihin kansiin taikka pantuina pahvikartonkeihin, joihin yhdenmuotoisuuden saavuttamiseksi malli on saatavilla Valtioarkistossa; ja tulee muassa olla kaksi reversaalia, joista toimen jää arkistoon ja toinen, kuitti vastaanottamisesta siihen kirjoitettuna, annetaan takaisin sisäänjättäjälle.
Ennenkuin ratkaistun asian kirjavihko jätetään asianomaiselle Senaatin rekistraattorille häneltä edelleen Valtioarkistoon toimitettavaksi, tulee asianomaisen esittelijän katsoa että kirjavihko on täydellinen ja, jott’ei siinä olevia liitteitä hävitettäisi tahi vieraita asiakirjoja siihen sekoitettaisi, antaa ekspeditöörin toimesta sinettisiteellä yhdistää ja folieerata kirjavihko, jonka muutoin ekspeditööri myöskin varustakoon todistuksella montako kirjoitettua lehteä se sisältää.
Arkisto-asiakirjain (arkivalien) ulosantaminen yksityisille henkilöille tahi yksityistä tarvetta varten ei ole sallittu; älköönkä myöskään Valtioarkiston virkamiehet arkistosta viekö pois asiakirjoja. Sitä vastoin on Senaatin jäsenillä, esittelijöillä ja rekistraattoreilla sekä pääkaupunkiin sijoitettujen virastojen ja hallitusten päälliköillä oikeus suoraan Valtioarkistosta saada ulos asiain käsittelyyn tarpeellisia arkisto-asiakirjoja ajalta jälkeen vuoden 1809. Muille julkisille laitoksille, hallituksille ja viranomaisille tapahtukoon uloslainaus Keisarillisen Senaatin Talousosaston Kanslian tilauksesta.
Lainaksi otettujen arkisto-asiakirjain suojelemiseksi niitä arkistosta ja arkistoon kuljetettaessa on katsottava, että käytetään laukkua tahi vedenpitävää kangasta.
Jokainen lainaksi-otto Valtioarkistosta tapahtuu tilauslipulla, johon merkitään:
1:ksi) se virasto tahi hallitus, jonne kirjavihko tahi asiakirja ulosannetaan;
2:ksi) kirjavihon diaarinumero tahi asiakirjan (tililaskun) nimi;
3:ksi) ilmoitus (diaarinumero, jos semmoista on) siitä asiasta, jonka valmistelemiseen kirjavihkoa tahi asiakirjaa tarvitaan;
4:ksi) päivä, jona uloslainaaminen tapahtuu; ja
5:ksi) lainanottajan omakätisesti kirjoittama nimi ja arvo.
Sellainen tilauslippu talletetaan arkistossa kuittina siksi kuin asiakirja on tuotu takaisin.
Kirjavihkoa tahi asiakirjaa uloslainattaissa pitää siihen tahi sen oheen liitettyyn päällykseen helposti silmään pistävään paikkaan pantaman siihen tarkoitukseen hankitulla leimasimella väripainoksena »Tillhör Finlands Statsarkiv. Suomen Valtioarkiston oma«, jonka ohessa asianomaisen arkiston-virkamiehen tulee merkitä kirjavihko tahi asiakirja sitä varten aiottuun uloslainaus-kirjaan, johon eri sarekkeisin kirjoitetaan:
1:ksi) uloslainaus-päivä;
2:ksi) kirjavihon diaarinumero tahi asiakirjan (tililaskun) nimi;
3:ksi) virasto tahi hallitus, jonne kirjavihko tahi asiakirja ulosannetaan;
4:ksi) lainanottajan nimi;
5:ksi) ilmoitus (diaarinumero) siitä asiasta, jonka valmistelemiseen uloslainaus tapahtuu; ja
6:ksi) aika, jolloin kirjavihko tahi asiakirja on Valtioarkistoon takaisin tuotu.
Valtioarkistosta lainaksi otettua asiakirjaa älköön pidettäkö kauemman aikaa kuin vuoden, uloslainaus-päivästä lukien. Jos samaa asiakirjaa tarvitaan pitemmäksi ajaksi, on laina Valtioarkistossa uudistettava, jolloin asiakirja myöskin on siellä näytettävä. Jos sellainen näyttäminen erityisestä syystä kävisi vaikeaksi, saattaa Keisarillisen Senaatin Talousosaston Varapuheenjohtajan luvalla uudistus ilman sellaista näyttämistä kuitenkin tapahtua. Jos ei lainaksi otettua asiakirjaa tuoda takaisin määrätyn ajan kuluessa, tulee valtioarkiston-hoitajan ilmoittaa asianlaita Keisarillisen Senaatin Talousosaston Kanslialle sekä, siitä huolimatta, joka vuosi ennen Toukokuun 1 päivää jättää sanottuun Kansliaan luettelo kaikista niistä Valtioarkistosta saaduista lainoista, joita, vaikka lainausaika on umpeenkulunut, vielä ei ole arkistoon takaisin tuotu.
Jos virkamies saavutetun ylennyksen kautta siirretään toiseen virastoon taikka jos hän saa virastansa eron, pitää kaikki asiakirjat, jotka hän on Valtioarkistosta lainaksi ottanut ja vielä hänen hallussansa ovat, arkistoon takaisin tuotaman. Jos virkamies kuolee, tulee sen viraston, johon hän on kuulunut, pitää välitöntä huolta niitten asiakirjain takaisin tuomisesta, jotka hänellä ehkä on Valtioarkistosta hallussaan ollut.
Jos yksityinen henkilö haluaa Valtioarkistossa kopioita siellä olevan asiakirjan tahi muulla tavoin ottaa siitä tietoa, olkoon se hänelle sallittu, paitsi mitä koskee Senaattiin tulleita sekä sieltä menneitä kirjeitä, Senaatin pöytäkirjoja ja Kenraalikuvernöörin-viraston sekä Valtiosihteerin-viraston asiakirjoja, joitten tiedoksi-saaminen muille kuin niille, joilla viran puolesta on niitten kanssa tekemistä, on riippuva Keisarillisen Senaatin Talousosaston Varapuheenjohtajan harkinnosta.
Salaiset asiakirjat tulee valtioarkiston-hoitajan yksinään pitää erityisessä tallessa. Käsikirjoitukset, jotka yksityinen henkilö Valtioarkistoon luovuttaa, ovat sitä vastoin, jos se soveltuu Valtioarkiston tehtävään ja johtosääntöön, niitten määräysten alaisina, jotka noihin luovutuksiin ehkä ovat yhdistettyinä. Tutkija, joka käyttää Valtioarkiston kokoelmia, olkoon velvollinen arkiston kirjastoon jättämään yhden kappaleen näihin tutkimuksiin perustuvasta julkaisustaan.
Jäljennökset, todistukset ja otteet, joita Valtioarkisto antaa, kirjoitetaan leimapaperille tahi varustetaan leimamerkeillä säädettyyn määrään ja ulosannetaan niihin kirjoitettuja maksuja vastaan, jotka ensimmäisen aktuariuksen tulee asiakirjaan oikeaksi todistaa ja sitä varten laitettuun kirjaan merkitä sekä toisen aktuariuksen kantaa ja myöskin erittäin kirjaan panna. Ainoastaan asianomaisen arkiston-virkamiehen on lupa Valtioarkistossa todistaa oikeaksi siellä otettu jäljennös tahi ote, ja on sellaisesta todistamisesta suoritettava määrätty maksu, joka kannetaan ja pannaan kirjaan niin kuin tässä ylempänä säädetään.
Valtioarkistosta älköön ulosannettako käsialanmukaus-jäljennöksiä sellaisten Venäjän Keisarikunnan hallitsijain nimikirjoituksista, jotka ovat hallinneet Suomen yhdistämisen jälkeen valtakuntaan, älköönkä muiden sallittako Valtioarkistossa ottaa sellaisia jäljennöksiä.
Kallisarvoisia todistuskirjoja annettakoon esille ainoastaan tunnettujen tieteenviljelijäin käytettäviksi. Asiakirjat, jotka tuodaan esiin vieraille henkilöille, ovat sitä ennen asianomaisen virkamiehen tarkasti läpikatsottavat sekä, jos niitä ei ole luetteloon pantu ja jos niitten laatu sitä vaatii, folieerattavat ja laskettavat; ja on takaisin annettaessa kokoelman täydellisyys tarkastettava.
Muuten merkitään erityiseen kirjaan joka päivä niitten tutkijain nimet, jotka sillä aikaa ovat arkistossa käyneet, sekä ne asiakirjat, joita he ovat käyttäneet.
Valtioarkiston kirjastoa, joka käsittää kaikki tärkeämmät teokset pohjoismaitten ja erittäin Suomen historiassa, hoitaa se virkamies, jonka valtioarkiston-hoitaja siihen määrää. Uloslainaaminen siitä saakoon vaan poikkeuksena ja valtioarkiston-hoitajan suostumuksella kysymykseen tulla.
Valtioarkiston julkaisujen myymisestä kertyneet rahavarat käytetään kirjaston kartuttamiseen ja tehdään niistä tiliä sillä tavoin kuin Valtioarkiston muista määrärahoista on säädetty.
Joka vuosi on osa arkistoa sekä arkisto-asiakirjoihin että hyllyihin ja kaappeihin nähden perinpohjin puhdistettava, niin että arkisto arviomäärin viiden vuoden kuluessa on joutunut täydellisen puhdistuksen alaiseksi.
Kynttilää ei Valtioarkistossa saa sytyttää eikä käyttää muulloin kuin kirjeitä ja muita lähetteitä y. m. sinettiin pantaessa siihen tarkoitukseen erittäin aiotussa huoneessa. Tupakanpoltto arkistossa on kielletty.
Jos syntyy tulipalo siinä kaupunginosassa, jossa Valtioarkisto sijaitsee, ovat sen virkamiehet velvolliset heti saapumaan arkistoon palvelusmiesten avulla ryhtyäksensä niihin toimiin, joita asianhaarat saattavat vaatia. Tätä kaikki asianomaiset alamaisuudessa noudattakoot. Helsingissä, 12 p:nä Maaliskuuta 1900.
|
C. TUDEER. G. von TROIL. J. G. SOHLMAN. EDV. BOEHM. LENNART GRIPENBERG. |
F. W. SCHAUMAN. K. F. IGNATIUS. WALD. ENEBERG. OSSIAN BERGBOM. ALFR. CHARPENTIER. |