Suomen Valtionarkiston Johtosääntö (1918)
1918.
N:o 156.
Suomen Senaatti on, Kirkollis- ja opetustoimituskunnan esittelyssä, hyväksynyt ja vahvistanut Suomen Valtionarkistolle seuraavan uuden johtosäännön:
Suomen Valtionarkiston, joka 8 p:nä marraskuuta 1917 annetun asetuksen mukaan on Senaatin Kirkollis- ja opetustoimituskunnan alainen, tulee säilyttää, hoitaa, järjestää ja luetteloida sekä asianomaisten saatavina pitää semmoisia historiallisia, valtiollisia, oikeudellisia ja hallinnollisia todistuskappaleita ja asiakirjoja sekä tilikirjoja, joilla maan hallintoon tahi historiaan nähden on pysyväinen arvo. Valtionarkiston velvollisuutena on myöskin, mikäli olosuhteet sen myöntävät, painosta toimittaa erityisluetteloja arkiston sisällyksestä sekä julkaista siellä säilytettyjä tärkeämpiä historiallisia todistuskappaleita.
Valtionarkistossa on kaksi osastoa, vanhempi eli historiallinen sekä nuorempi eli hallinnollinen; ja on vuosi 1809 niitten rajana.
Valtionarkiston virkamiehiä ovat: valtionarkistonhoitaja ja kaksi arkivaaria (arkistonhoitajaa); sen lisäksi ylimääräisiä amanuensseja, jotka valtionarkistonhoitaja ottaa palvelukseen ja joiden lukumäärä riippuu Senaatin tarkoitukseen myöntämästä määrärahasta.
Puhtaaksikirjoittajan sekä vahtimestarit ja lämmittäjän, joka myöskin on ovenvartija, ottaa ja erottaa valtionarkistonhoitaja.
Valtionarkistonhoitajan viran täyttää viidenkymmenenkuuden päivän hakuajan kuluttua Senaatti. Valtionarkistonhoitajaksi pääsemiseen vaaditaan perinpohjaiset historialliset tiedot sekä hyvä arkistonhoidollinen kokemus.
Arkivaarin virat täyttää, asianmukaisesti kuulutetun, kolmenkymmenen päivän hakuajan kuluttua Senaatti. Arkivaariksi pääsemiseen vaaditaan, paitsi yhden vuoden hyväksi arvosteltua virantoimitusta Valtionarkistossa, arkistotutkimuksiin perustuva ja Suomen Aleksanterin yliopiston filosofisen tiedekunnan lisensiaattiarvoa varten hyväksymä väitöskirja Suomen ja Skandinavian historiassa.
Valtionarkistonhoitajalla on virka-arvo voimassaolevan arvojärjestyksen 6:nnessa sekä arkkivaareilla sen 7:nnessä luokassa, ja he nauttivat korvausta virkamatkoistaan voimassa olevan matkustussäännön mukaan.
Valtionarkistonhoitaja ja arkkivaarit ovat oikeutetut eläkkeen saantiin virasta erotessaan siviilivirkamiehistä voimassaolevien perusteiden mukaan sekä osallisuuteen siviilivirkakunnan leskien- ja orpojenkassaan; samoin vahtimestarit ja lämmittäjä.
Valtionarkistonhoitaja on vastuunalainen arkiston, sen rakennusten ja tarvekalujen huolellisesta hoidosta samoin kuin siitä, että työt arkistossa taukoamatta jatkuvat. Sitä varten tulee hänen muun muassa:
1:ksi) johtaa ja viraston virkamiesten kesken jakaa arkiston tarkoitukseen nähden tarpeelliset työt sekä valvoa niitten asianmukaista suoritusta kuin myös muuten ryhtyä niihin toimiin, joita arkiston turvallisuus ja hoito sekä järjestyksen ylläpitäminen siinä vaativat;
2:ksi) pitää huoli siitä, että semmoiset asiakirjat, jotka ovat pidettävät salassa, eivät ole syrjäisten saatavissa ja ettei jäljennöksiä sellaisista asiakirjoista oteta;
3:ksi) koettaa mikäli mahdollista enentää ja täydentää arkiston kokoelmia;
4:ksi) jos joku virasto tahi muu valtiolaitos lakkautetaan, pitää huolta siitä, että sen asiakirjat, mikäli niillä on pysyväinen arvo, Valtionarkistoon siirretään, ellei Senaatti ole asiasta toisin määrännyt;
5:ksi) hyvästi hoitaa, luetteloida ja, sikäli kuin tarkoitukseen määrätyt varat sen sallivat, enentää Valtionarkiston kirjastoa;
6:ksi) toimittaa painosta 1 §:ssä mainitut julkaisut;
7:ksi) valvoa arkistorakennuksen hoitoa ja jos arkistorakennukseen tulee vikoja tahi vajavuuksia, jotka vaativat pikaista parannusta, ilmoittaa siitä Yleisten rakennusten Ylihallitukselle, joka sitä varten ryhtyköön tarpeelliseen toimenpiteeseen; ja katsoa että tarpeellista varovaisuutta arkistorakennusta lämmitettäessä noudatetaan;
8:ksi) jokaiselta vuosipuoliskolta Valtiokonttoriin lähettää tammi- ja heinäkuun kuluessa tilitys Valtioarkiston käytettäviksi asetetuista vuotuisista määrärahoista sekä samoin puolivuosittain, ennen tammikuun ja heinäkuun 9 päivää, Valtiokonttoriin suorittaa ne Vaivais- ja työhuonemaksut, jotka kertyvät niistä vahvistetuista jäljennöksistä, todistuksista ja otteista, mitkä Valtioarkisto antaa kuin myöskin
9:ksi) vuosittain ennen loppua Kirkollis- ja opetustoimituskuntaan antaa kertomus Valtionarkiston tilasta ja siinä lähinnä edellisenä kalenterivuonna toimitetuista töistä.
Valtionarkistonhoitaja on oikeutettu sattuvissa tapauksissa antamaan arkiston virkamiehille virkavapautta enintään kahden viikon ajaksi, ei kuitenkaan yhtaikaa useammalle kuin yhdelle.
Arkivaarien, joista toinen hoitaa arkiston vanhempaa osastoa ja toinen uudempaa osastoa, pitää kummankin osastollaan vastata siitä, että siihen kuuluvat asiakirjat hyvin säilytetään ja pidetään hyvässä järjestyksessä, jotapaitsi heidän, niinkuin 19 § tarkemmin määrää, on pidettävä huolta niiden varain kannosta ja tarkastuksesta, jotka kertyvät Valtionarkiston yksityisille henkilöille antamista jäljennöksistä ja muista toimituskirjoista. He ovat myöskin velvolliset valtionarkistonhoitajan pyynnöstä ottamaan osaa työhön toisella osastolla kuin mikä on heidän hoitonsa alaisena.
Kummankin arkivaarin sekä Valtionarkiston ylimääräisten virkamiesten tulee joka kuukauden lopulla valtionarkistonhoitajalle antaa kirjallinen selonteko kuukauden kuluessa suorittamistaan töistä sekä ehdotus lähinnä seuraavan kuukauden kuluessa suoritettavista uusista töistä.
Valtionarkiston virkamiehet eivät saa itseänsä tahi muita varten kokoilla alkuperäisiä todistuskappaleita, autografioita eikä sinettejä.
Valtionarkiston virkamiehet ovat velvolliset itsekukin auliisti olemaan yleisölle avullisina niitten tietojen antamisessa, joita arkistossa voidaan saada, sekä, niillä ehdoilla kuin tämä johtosääntö muuten sisältää, käytettäväksi arkistossa esille antamaan pyydettyjä asiakirjoja. Mutta jos joku haluaa yksityistä tarvetta varten virkamiehen apua sellaisten tutkimusten ja selvitysten suorittamiseen, joihin tarvitaan enemmän aikaa ja työtä, saakoon asianomainen virkamies siitä kohtuullisen korvauksen.
Valtionarkisto pidetään avoinna joka arkipäivä kello 10:stä edellä puolenpäivän kello 3:een jälkeen puolenpäivän sekä kello 6:sta kello 8:aan iltapäivällä, joina aikoina tutkijasalissa alituisesti pitää oleman joku arkiston virkamies siinä olevia kokoelmia silmällä pitämässä.
Palveluskunta älköön, virkansa menettämisen uhalla, muina aikoina kuin milloin arkistoa pidetään yleisölle avoinna, sinne laskeko syrjäistä henkilöä. Palveluskuntaa on ankarasti kielletty vastaanottamasta lahjapalkkioita niiltä, jotka käyvät arkistossa.
Niitten asiakirjain, jotka annetaan Valtioarkistossa säilytettäviksi, pitää oleman järjestettyinä sekä joko sidottuina vahvoihin kansiin taikka pantuina pahvikartonkeihin, joihin yhdenmuotoisuuden saavuttamiseksi malli on saatavissa Valtionarkistossa; ja tulee muassa olla kaksi reversaalia, joista toinen jää arkistoon ja toinen, kuitattuna, annetaan takaisin sisäänjättäjalle.
Ennenkuin ratkaistun asian kirjavihko jätetään asianomaiselle Senaatin reistraattorille edelleen Valtionarkistoon toimitettavaksi, tulee asianomaisen esittelijän katsoa että kirjavihko on täydellinen ja, jotta siinä olevia liitteitä ei hävitettäisi tahi vieraita asiakirjoja siihen sekoitettaisi, antaa ekspeditöörin toimesta sinettisiteellä yhdistää ja folieerata kirjavihko, jonka muutoin ekspeditööri myöskin varustakoon todistuksella siitä, montako kirjoitettua lehteä se sisältää.
Arkisto-asiakirjain lainaaminen yksityisille henkilöille tahi yksityistä tarvetta varten ei ole sallittu, älköönkä myöskään Valtionarkiston virkamiehet arkistosta viekö pois asiakirjoja. Sitä vastoin on Senaatin, Korkeimman oikeuden ja Korkeimman hallinto-oikeuden jäsenillä, esittelijöillä ja reistraattoreilla sekä pääkaupunkiin sijoitettujen virastojen ja hallitusten päälliköillä oikeus suoraan Valtionarkistosta saada lainaksi asiain käsittelyyn tarpeellisia arkistoasiakirjoja 1809 vuoden jälkeiseltä ajalta. Muille julkisille laitoksille, hallituksille ja viranomaisille tapahtukoon lainaus sen Senaatin Toimituskunnan tilauksesta, jonka alaisia nuo laitokset, hallitukset ja viranomaiset ovat.
Lainaksi otettujen arkisto-asiakirjain suojelemiseksi niitä arkistosta ja arkistoon kuljetettaessa on katsottava, että käytetään laukkua tahi vedenpitävää kangasta.
Jokainen lainaksi otto Valtionarkistosta tapahtuu tilauslipulla, johon merkitään:
1:ksi) se virasto tahi hallitus, jonne kirjavihko tahi asiakirja lainataan;
2:ksi) kirja vihon diaarinumero tahi asiakirjan (tilikirjan) nimi;
3:ksi) ilmoitus (diaarinumero, jos semmoista on) siitä asiasta, jonka valmistelemiseen kirjavihkoa tahi asiakirjaa tarvitaan;
4:ksi) päivä, jona lainaaminen tapahtuu; ja
5:ksi) lainanottajan omakätisesti kirjoittama nimi ja arvo.
Sellainen tilauslippu talletetaan arkistossa kuittina siksi kuin asiakirja on tuotu takaisin.
Kirjavihkoa tahi asiakirjaa lainattaessa pitää siihen tahi sen oheen liitettyyn päällykseen helposti silmään pistävään paikkaan pantaman leimasimella väripainoksena »Suomen Valtionarkiston oma, Tillhör Finlands Statsarkiv», jonka ohessa asianomaisen arkiston virkamiehen tulee merkitä kirjavihko tahi asiakirja sitä varten hankittuun lainauskirjaan, johon eri sarekkeisiin kirjoitetaan:
1:ksi) lainauspäivä;
2:ksi) kirjavihon diaarinumero tahi asiakirjan (tilikirjan) nimi;
3:ksi) virasto tahi hallitus, jonne kirjavihko tahi asiakirja lainataan:
4:ksi) lainanottajan nimi;
5:ksi) ilmoitus (diaarinumero) siitä asiasta, jonka valmistelemiseen lainaus tapahtuu; ja
6:ksi) aika, jolloin kirjavihko tahi asiakirja on Valtionarkistoon takaisin tuotu.
Valtionarkistosta lainaksi otettua asiakirjaa älköön pidettäkö kauemmin aikaa kuin vuoden, lainauspäivästä lukien; kuitenkin olkoon lainansaaja velvollinen sitäkin ennen, jos asiakirjaa sillä välin muuta tarkoitusta varten tarvitaan, lyhyemmäksi tai pitemmäksi ajaksi, asianomaisen toimituskunnan määräyksestä, palauttamaan asiakirjan. Jos samaa asiakirjaa tarvitaan vuotta pitemmäksi ajaksi, on laina Valtionarkistossa uudistettava, jolloin asiakirja myöskin on siellä näytettävä. Jos sellainen näyttäminen erityisestä syystä kävisi vaikeaksi, saattaa asianomaisen Senaatin Toimituskunnan päällikön luvalla uudistus ilman sellaista näyttämistäkin tapahtua. Jollei lainaksi otettua asiakirjaa tuoda takaisin määrätyn ajan kuluessa, tulee valtionarkistonhoitajan ilmoittaa tästä asianomaiselle Senaatin Toimituskunnalle.
Jos virkamies siirretään toiseen virastoon taikka jos hän saa virastansa eron, pitää kaikki asiakirjat, jotka hän on Valtionarkistosta lainaksi ottanut ja vielä hänen hallussansa ovat, arkistoon takaisin tuotaman. Jos virkamies kuolee, tulee sen viraston, johon hän on kuulunut, pitää välitöntä huolta niitten asiakirjain takaisin tuomisesta, jotka hänellä ehkä on Valtionarkistosta hallussaan ollut.
Jos yksityinen henkilö haluaa Valtionarkistossa kopioida siellä olevan asiakirjan tahi muulla tavoin ottaa siitä tietoa, olkoon se hänelle sallittu, paitsi mitä koskee salaisia asiakirjoja sekä Senaatin pöytäkirjoja, joiden tiedoksi saaminen muille kuin niille, joilla viran puolesta on niitten kanssa tekemistä on riippuva Senaatin Kirkollis- ja opetustoimituskunnan päällikön harkinnasta.
Salaiset asiakirjat tulee valtionarkistonhoitajan yksinään pitää erityisessä tallessa. Käsikirjoitukset, jotka yksityinen henkilö Valtionarkistoon luovuttaa, ovat sitä vastoin, jos se soveltuu Valtionarkiston tehtävään ja johtosääntöön, niitten määräysten alaisina, joilla nuo luovutukset ehkä ovat tehdyt.
Tutkija, joka käyttää Valtionarkiston kokoelmia, olkoon velvollinen arkiston kirjastoon jättämään yhden kappaleen näihin tutkimuksiin perustuvasta julkaisustaan.
Jäljennökset, todistukset ja otteet, joita Valtionarkisto antaa, ulosannetaan niihin kirjoitettuja maksuja vastaan, jotka toisen arkivaarin tulee oikeaksi todistaa ja sitä varten laitettuun kirjaan merkitä sekä toisen arkivaarin kantaa ja myöskin erittäin kirjaan panna.
Ainoastaan asianomaisen arkiston virkamiehen on lupa Valtionarkistossa todistaa oikeaksi siellä otettu jäljennös tai ote, ja on sellaisesta todistamisesta suoritettava määrätty maksu, joka kannetaan ja pannaan kirjaan niinkuin tässä ylempänä säädetään.
Kallisarvoisempia todistuskappaleita annettakoon esille ainoastaan tunnettujen tieteenharjoittajain käytettäviksi. Asiakirjat, jotka tuodaan esiin vieraille henkilöille, ovat sitä ennen asianomaisen virkamiehen tarkasti läpikatsottavat sekä, jos niitä ei ole luetteloon pantu ja jos niitten laatu sitä vaatii, folieerattavat ja laskettavat; ja on takaisin annettaessa kokoelman täydellisyys tarkastettava.
Muuten merkitään erityiseen kirjaan joka päivä niitten tutkijain nimet, jotka sillä aikaa ovat arkistossa käyneet, sekä ne asiakirjat, joita he ovat käyttäneet.
Valtionarkiston kirjastoa, joka käsittää kaikki tärkeämmät teokset Pohjoismaitten ja erittäin Suomen historiassa, hoitaa se virkamies, jonka valtionarkistonhoitaja siihen määrää. Lainaaminen siitä saakoon vaan poikkeuksena ja valtionarkistonhoitajan suostumuksella kysymykseen tulla.
Valtionarkiston julkaisujen myymisestä kertyneet rahavarat käytetään kirjaston kartuttamiseen ja tehdään niistä tiliä sillä tavoin kuin Valtionarkiston muista määrärahoista on säädetty.
Joka vuosi on osa arkistoa sekä arkisto-asiakirjoihin että hyllyihin ja kaappeihin nähden perinpohjin puhdistettava, niin että arkisto arviomäärin viiden vuoden kuluessa on joutunut täydellisen puhdistuksen alaiseksi.
Kynttilää ei Valtionarkistossa saa sytyttää eikä käyttää muulloin kuin kirjeitä ja muita lähetteitä y. m. sinettiin pantaessa siihen tarkoitukseen erittäin varatussa huoneessa. Tupakanpoltto arkistossa on kielletty.
Jos syntyy tulipalo siinä kaupunginosassa, jossa Valtionarkisto sijaitsee, ovat sen virkamiehet velvolliset heti saapumaan arkistoon palvelusmiesten avulla ryhtyäksensä niihin toimiin, joita asianhaarat saattavat vaatia.
Tätä kaikki asianomaiset noudattakoot.
Helsingissä, 8 päivänä marraskuuta 1918.
Lähde: Suomen Valtionarkiston johtosääntö (156/1918). Suomen Asetuskokoelma 1918.