Keisarillisen Majesteetin Armollinen Johtosääntö Suomen Valtioarkistolle (1892)
Me ALEKSANDER Kolmas, Jumalan Armosta, koko Wenäjänmaan Keisari ja Itsevaltias, Puolanmaan Tsaari, Suomen Suuriruhtinas y. m., y. m., y. m. Teemme tiettäväksi: että Me olemme nähneet hyväksi täten armossa vahvistaa seuraavan johtosäännön Suomen Valtioarkistolle:
Suomen Valtioarkiston, joka 9 p:nä Elokuuta 1888 annetun armollisen asetuksen mukaan on Senaatin Talousosaston Kanslia-toimituskunnan silmälläpidon alaisena, tulee säilyttää, hoitaa, järjestää ja luetteloon panna sekä asianomaisille saatavina pitää semmoisia historiallisia, valtiollisia, oikeudellisia ja hallinnollisia asiakirjoja sekä tililaskuja, joilla maan hallintoon tahi historiaan nähden on pysyväinen arvo. Valtioarkiston velvollisuutena on myöskin, mikäli olosuhteet sitä myöntävät, painosta ulosantaa erityisluetteloja arkiston sisällyksestä kuin myös kokoelmia siellä säilytetyistä tärkeämmistä historiallisista todistuskirjoista.
Valtioarkistossa on kaksi eri osastoa, vanhempi eli historiallinen ja nuorempi eli hallinnollinen; ja on vuosi 1809 niitten rajana.
Valtioarkiston virka- ja palvelusmiehistä, heidän nimestään, palkkauksestaan ja muista eduistaan on säädetty armollisissa julistuksissa 8 p:ltä Huhtikuuta 1880 ja 24 p:ltä Syyskuuta 1891.
Vahtimestarin ja lämmittäjän ottaa ja eroittaa valtioarkiston-hoitaja.
Valtioarkiston-hoitaja on vastuunalainen arkiston, sen rakennusten ja tarvekalujen huolellisesta hoidosta ja kunnossapidosta kuin myös siitä että työt arkistossa taukoamatta jatkuvat. Sitä varten tulee hänen muun muassa:
johtaa ja virkamiesten kesken jakaa arkiston tarkoitukseen nähden tarpeelliset työt sekä valvoa niitten asianmukaista suoritusta kuin myös muuten ryhtyä niihin toimiin, joita arkiston hoito ja järjestyksen ylläpitäminen siinä vaativat;
pitää vaaria että semmoiset asiakirjat, jotka ovat pidettävät salassa, eivät ole syrjäisten saatavilla ja ettei jäljennöksiä sellaisista asiakirjoista oteta;
koettaa mikäli mahdollista enentää ja täydentää arkiston kokoelmia;
jos joku virasto tahi muu valtiolaitos lakkautetaan, pitää huolta siitä, että sen asiakirjat, jos niillä on pysyväinen arvo, Valtioarkistoon siirretään, ellei Senaatti ole asiasta toisin määrännyt;
hyvästi hoitaa, luetteloon panna ja, jos siihen tarkoitukseen määrätyt varat sen sallivat, enentää Valtioarkiston kirjastoa;
toimittaa painosta ulosannettavaksi 1 §:ssä mainitut julkaisut;
pitää vaaria että arkistorakennuksen katto kylmänä vuodenaikana alati pidetään vapaana lumesta ja jäästä, että rakennuksessa syntyvät pienemmät viat, jotka vaativat pikaista parannusta, heti asianmukaisessa järjestyksessä korjataan ja että tarpeellista varovaisuutta arkistorakennusta lämmitettäissä noudatetaan; kuin myös
Valtioarkiston käytettäviksi asetetuista vuotuisista määrärahoista ennen Tammikuun loppua antaa tilinteko edelliseltä vuodelta Kanslia-toimituskuntaan.
Valtioarkiston-hoitaja on oikeutettu sattuvissa tapauksissa antamaan arkiston virkamiehille virkavapautta korkeintaan kahden viikon ajaksi, ei kuitenkaan yhtaikaa useammalle kuin yhdelle.
Ensimmäisen aktuariuksen, joka hoitaa arkiston vanhempaa osastoa, ja toisen aktuariuksen, jonka hoidossa uudempi osasto on, pitää kummankin osastossaan vastata siitä, että siihen kuuluvat asiakirjat säilytetään ja pidetään hyvässä järjestyksessä. He ovat velvolliset, valtioarkiston-hoitajan pyynnöstä, myöskin ottamaan osaa työhön toisella osastolla kuin mikä on heidän hoitonsa alaisena.
Valtioarkiston virkamiehet eivät saa itsensä tahi muitten varalle kokoilla alkuperäisiä todistuskirjoja, autografioita eikä sinettejä.
Valtioarkiston virkamiehet ovat velvolliset itsekukin mieluisasti olemaan yleisölle avullisina niitten tietojen antamisella, joita arkistosta voidaan saada, sekä niillä ehdoilla, kuin tämä johtosääntö muuten sisältää, käytettäväksi arkistossa esille antamaan pyydä asiakirjaa. Mutta jos joku haluaa yksityistä tarvetta varten virkamiehen apua sellaisten tutkimusten ja selvitysten tekemiseen, joihin tarvitaan enemmän aikaa ja työtä, saakoon asianomainen virkamies siitä kohtuullisen korvauksen.
Valtioarkisto pidetään avoinna joka arkipäivänä kello 10:stä edellä puolen päivää kello 3:een jälkeen puolen päivää, joina aikoina tutkijoita varten aiotussa lukusalissa alituisesti pitää oleman joku arkiston-virkamies siinä olevia kokoelmia silmällä pitämässä.
Palvelusmiehet älkööt, virkansa menettämisen uhalla, muina aikoina kuin milloin arkistoa pidetään yleisölle avoinna, sinne laskeko syrjäistä henkilöä. Palvelusmiehet ovat ankarasti kielletyt vastaan ottamasta lahjapalkkioita niiltä, jotka käyvät arkistossa.
Niitten asiakirjain, jotka annetaan Valtioarkistossa säilytettäviksi, pitää oleman järjestettyinä sekä joko sidottuina vahvoihin kansiin taikka pantuina pahvikartonkeihin, joihin yhdenmuotoisuuden saavuttamiseksi malli on saatavilla Valtioarkistossa; ja tulee muassa olla kaksi reversaalia, joista toimen jää arkistoon ja toinen, kuitti vastaanottamisesta siihen kirjoitettuna, annetaan takaisin sisäänjättäjälle.
Ennenkuin ratkaistun asian kirjavihko jätetään asianomaiselle Senaatin rekistraattorille häneltä edelleen Valtioarkistoon toimitettavaksi, on se tarkasti läpikatsottava, jottei muita asiakirjoja sen mukana seuraisi. Arkiston-virkamies on myöskin velvollinen semmoista kirjavihkoa vastaanottaessaan sitä samalla tapaa tarkastamaan.
Arkisto-asiakirjain (arkivalien) ulosantaminen yksityisille henkilöille tahi yksityistä tarvetta varten ei ole sallittu; älköönkä myöskään Valtioarkiston virkamiehet arkistosta viekö pois asiakirjoja. Sitä vastoin on Senaatin jäsenillä, esittelijöillä ja rekistraattoreilla sekä pääkaupunkiin sijoitettujen virastojen ja hallitusten päälliköillä oikeus suoraan Valtioarkistosta saada ulos asiain käsittelyyn tarpeellisia arkisto-asiakirjoja ajalta jälkeen vuoden 1809. Muille julkisille laitoksille, hallituksille ja viranomaisille tapahtukoon uloslainaus sen Senaatin Toimituskunnan tilauksesta, jonka alaisina nuot laitokset, hallitukset ja viranomaiset ovat.
Lainaksi otettujen arkisto-asiakirjain suojelemiseksi niitä arkistosta ja arkistoon kuljetettaissa on katsottava, että käytetään laukkua tahi vedenpitävää kangasta.
Jokainen lainaksi-otto Valtioarkistosta tapahtuu tilauslipulla, johon merkitään:
1:ksi se virasto tahi hallitus, jonne kirjavihko tahi asiakirja ulosannetaan;
2:ksi kirjavihon diaarinumero tahi asiakirjan (tililaskun) nimi;
3:ksi ilmoitus (diaarinumero, jos semmoista on) siitä asiasta, jonka valmistelemiseen kirjavihkoa tahi asiakirjaa tarvitaan;
4:ksi päivä, jona uloslainaaminen tapahtuu; ja
5:ksi lainanottajan omakätisesti kirjoittama nimi ja arvo.
Sellainen tilauslippu talletetaan arkistossa kuittina siksi kuin asiakirja on tuotu takaisin.
Kirjavihkoa tahi asiakirjaa uloslainattaissa pitää siihen tahi sen oheen liitettyyn päällykseen helposti silmään pistävään paikkaan pantaman siihen tarkoitukseen hankitulla leimasimella väripainoksena „Tillhör Finlands Statsarkiv. Suomen Valtioarkiston oma", jonka ohessa asianomaisen arkiston-virkamiehen tulee merkitä kirjavihko tahi asiakirja sitä varten aiottuun uloslainaus-kirjaan, johon eri sarekkeisin kirjoitetaan:
1:ksi uloslainaus-päivä;
2:ksi kirjavihon diaarinumero tahi asiakirjan (tililaskun) nimi;
3:ksi virasto tahi hallitus, jonne kirjavihko tahi asiakirja ulosannetaan;
4:ksi lainanottajan nimi;
5:ksi ilmoitus (diaarinumero) siitä asiasta, jonka valmistelemiseen uloslainaus tapahtuu; ja
6:ksi aika, jolloin kirjavihko tahi asiakirja on Valtioarkistoon takaisin tuotu.
Valtioarkistosta lainaksi otettua asiakirjaa älköön pidettäkö kauemman aikaa kuin vuoden, uloslainaus-päivästä lukien. Jos samaa asiakirjaa tarvitaan pitemmäksi ajaksi, pitää lainanottajan tehdä uudistettu pyyntö asiasta Valtioarkistolle, jolloin asiakirja myöskin on siellä näytettävä. Jos ei sellaista asiakirjaa tuoda takaisin määrätyn ajan kuluessa, tulee valtioarkiston-hoitajan asianlaidasta Kanslia-toimituskunnalle ilmoittaa.
Jos virkamies saavutetun ylennyksen kautta siirretään toiseen virastoon taikka jos hän saa virastansa eron, pitää kaikki asiakirjat, jotka hän on Valtioarkistosta lainaksi ottanut ja vielä hänen hallussansa ovat, arkistoon takaisin tuotaman. Jos virkamies kuolee, tulee sen viraston, johon hän on kuulunut, pitää välitöntä huolta niitten asiakirjain takaisin tuomisesta, jotka hänellä ehkä on Valtioarkistosta hallussaan ollut.
Jos yksityinen henkilö haluaa Valtioarkistossa kopioita siellä olevan asiakirjan tahi muulla tavoin ottaa siitä tietoa, on se hänelle sallittu, paitsi mitä koskee Senaattiin tulleita sekä sieltä menneitä kirjeitä, Senaatin pöytäkirjoja ja Kenraalikuvernöörin-viraston sekä Valtiosihteerin-viraston asiakirjoja, joitten tiedoksi-saaminen muille kuin niille, joilla viran puolesta on niitten kanssa tekemistä, on riippuva Kanslia-toimituskunnan päällikön harkinnosta.
Salaiset asiakirjat tulee valtioarkiston-hoitajan yksinään pitää erityisessä tallessa. Sitä vastoin ovat yksityisen henkilön Valtioarkistoon luovuttamat asiakirjat ainoastaan niitten määräysten alaisina, jotka lahjoittaja niitä antaessaan on säätänyt.
Jäljennökset, todistukset ja otteet, joita Valtioarkisto antaa ja oikeiksi todistaa, ovat kirjoitettavat karttapaperille, jolla on määrätty arvo ja johon asianomainen arkiston-virkamies merkitsee säädetyt maksut, minkä jälkeen sellaiset asiakirjat lähetetään Kanslia-toimituskuntaan maksujen kirjaan-panemista ja asiakirjain antamista varten Senaatin Talousosaston kirjerekistraattorin kautta asianomaisille.
Kallisarvoisia todistuskirjoja annettakoon esille ainoastaan tunnettujen tieteenviljelijäin käytettäviksi. Asiakirjat, jotka tuodaan esiin vieraille henkilöille, ovat sitä ennen asianomaisen virkamiehen tarkasti läpikatsottavat sekä, jos niitä ei ole luetteloon pantu ja jos niitten laatu sitä vaatii, folieerattavat ja luettavat; ja on takaisin annettaissa kokoelman täydellisyys tarkastettava.
Muuten merkitään erityiseen kirjaan joka päivä niitten tutkijain nimet, jotka sillä aikaa ovat arkistossa käyneet, sekä ne asiakirjat, joita he ovat käyttäneet.
Valtioarkiston kirjastoa, joka käsittää kaikki tärkeämmät teokset pohjoismaitten ja erittäin Suomen historiassa, hoitaa se virkamies, jonka valtioarkiston-hoitaja siihen määrää. Uloslainaaminen siitä saakoon vaan poikkeuksena ja valtioarkiston-hoitajan suostumuksella kysymykseen tulla.
Valtioarkiston julkaisujen myymisestä kertyneet rahavarat käytetään kirjaston kartuttamiseen ja tekee kirjastonhoitaja niistä tiliä valtioarkiston-hoitajalle, joka sen jälkeen vuosittain Tammikuun kuluessa Kanslia-toimituskuntaan lähettää tilinteon.
Joka vuosi on osa arkistoa sekä arkisto-asiakirjoihin että hyllyihin ja kaappeihin nähden perinpohjin puhdistettava, niin että arkisto arviomäärin viiden vuoden kuluessa on joutunut täydellisen puhdistuksen alaiseksi.
Kynttilää ei Valtioarkistossa saa sytyttää eikä käyttää muulloin kuin kirjeitä ja muita lähetteitä y. m. sinettiin pantaissa. Tupakanpoltto arkistossa on kielletty.
Jos syntyy tulipalo siinä kaupunginosassa, jossa Valtioarkisto sijaitsee, ovat sen virkamiehet velvolliset heti saapumaan arkistoon palvelusmiesten avulla ryhtyäksensä niihin toimiin, joita asianhaarat saattavat vaatia.
Tätä kaikki asianomaiset alamaisuudessa noudattakoot. Helsingissä, 31 p:nä Maaliskuuta 1892.
|
C. TUDEER. H. MOLANDER. A. E. ARPPE. G. von TROIL. WALD. ENEBERG. |
G. v. ALFTHAN. C. O. MELAN. K. F. IGNATIUS. Js GRIPENBERG. |