Ohjeet Suomen Keisarillisen Senaatin arkiston hoitoa varten (1860)
Arkistonhoitaja johtaa kokonaisuudessaan arkiston hoitoa yleisen esittelijäsihteerin valvonnassa; mitä paitsi, Keisarillisen Senaatin 31. tammikuuta 1859 tekemän päätöksen mukaisesti, arkiston vanhempi osa, joka kattaa ajan vuoteen 1807 asti, on toistaiseksi siellä työskentelevän amanuenssin erityisessä valvonnassa.
Arkistonhoitajan tulee olla arkistossa jokaisena arkipäivänä kello yhdestätoista kello kahteen vastaanottaakseen sinne toimitettavat asiakirjat ja antaakseen pyynnöstä mitä arkistosta vaaditaan.
Kun asiakirjoja toimitetaan arkistoon säilytettäviksi, niiden mukana tulee olla asianomaisen viraston antama kuitti, joka palautetaan arkistonhoitajan kuittauksen kanssa lähettäjälle. Saapuneet asiakirjat merkitään välittömästi erilliseen kirjaan, joka vuosittain sisältää asiakirjojen saapumisajan, niiden aiheen ja järjestysnumeron arkistossa.
Samankaltainen luettelo tulee arkistonhoitajan laatia kaikista ennen tätä arkistoon saapuneista asiakirjoista, jotka kattavat ajan vuodesta 1807 lähtien. Samoin arkiston vanhemman osan järjestäminen, joka on jo aloitettu ja ulottuu vuoteen 1634, tulee amanuenssin toimesta huolellisesti ja tarkasti saattaa päätökseen. Kunnes nämä työt ovat valmiit, sekä arkistonhoitajan että amanuenssin tulee puolivuosittain antaa varapuheenjohtajalle Keisarillisen Senaatin talousosastossa selvitys edistymisestään näissä tehtävissä.
Mitään arkiston omaisuutta ei saa antaa ulos ilman Keisarillisen Senaatin talousosaston varapuheenjohtajan erityistä lupaa tai asianomaisen viraston kirjallista pyyntöä, joka säilytetään kyseisessä kansiossa tai hakemistossa, kunnes asiakirjat palautetaan. Näin lainattu asiakirja merkitään erilliseen lainakirjaan, joka sisältää sarakkeittain lainauksen ajankohdan, arkistossa olevan asiakirjan järjestysnumeron, sen sisällön lyhyesti, diaarinumeron, lainaajan nimen ja palautusajankohdan.
Maaliskuun aikana joka vuosi arkistonhoitaja laatii lainakirjasta otteen, erikseen kullekin virastolle tai muulle lainaajalle, heidän edellisen vuoden loppuun mennessä lainaamistaan mutta siihen mennessä palauttamatta jääneistä asiakirjoista. Nämä otteet annetaan yleiselle esittelijäsihteerille, joka merkitsee niihin syyn hänen lainaamiensa asiakirjojen palauttamatta jättämiselle ja pyytää muilta lainaajilta samanlaiset tiedot. Tämän jälkeen mainitut otteet toimitetaan Keisarillisen Senaatin talousosaston varapuheenjohtajalle, joka päättää, tuleeko jokin näistä asiakirjoista poistaa arkiston omistuksesta tai ryhtyä erityisiin toimenpiteisiin niiden palauttamiseksi.
Edellä mainitusta säännöksestä poikkeuksena ovat arkistossa säilytettävät painetut yleiset säädökset, jotka yleisen esittelijäsihteerin määräyksestä voidaan tarvittaessa antaa ulos ilman, että siitä on merkintää lainakirjassa.
Jos tunnettu tutkija haluaa tehdä tutkimusta ja päästä arkistoon, se on sallittua arkistonhoitajan tai amanuenssin läsnä ollessa. Sekä tässä tapauksessa että silloin, kun joku muu haluaa saada tietoa arkiston asiakirjoista, arkistonhoitajan tai amanuenssin tulee olla valmis auttamaan. Jos joku haluaa yksityisasiaansa varten kopioida arkistossa olevan asiakirjan, se on sallittua, kuten jo on mainittu; mutta jos kopioon tarvitaan arkistonhoitajan vahvistus, tulee käyttää asianmukaisesti leimattua paperia, ja arkistonhoitaja toimittaa kopion asianomaiselle rekisteröintitoimistolle, josta se annetaan hakijalle säädettyjä köyhäin- ja työlaitosmaksuja vastaan.
Asiakirjoista, joita yksityishenkilöt saavat edellä mainitulla tavalla käyttöönsä, poikkeuksena ovat kaikki Keisarilliselle Senaatille saapuneet ja sieltä lähetetyt kirjeet sekä Senaatissa pidetyt pöytäkirjat, joita ei saa ilman varapuheenjohtajan tai asianomaisen viraston johtajan lupaa luovuttaa muille kuin niille, joilla on virkatehtäviinsä oikeus niitä saada.
Jos yksityishenkilö tarvitsee arkistonhoitajan tai amanuenssin apua etsiessään arkistosta asiakirjoja, joiden löytäminen vaatii paljon aikaa ja vaivaa puutteellisten tietojen vuoksi, hänen tulee sopia kyseisten virkamiesten kanssa korvauksesta, joka tällaisesta vaivasta kohtuudella voidaan periä.
Jos tarvitaan kirjoitusmateriaaleja, asiakirjojen sidontaa tai varustamista kansioilla, uusien inventaarien hankintaa tai olemassa olevien korjausta, arkistonhoitaja ilmoittaa asiasta yleiselle esittelijäsihteerille, joka tekee tarvittavat järjestelyt. Jos ilmoitettu tarve ylittää aikaisemman tavanomaisen määrän, siitä tulee ilmoittaa varapuheenjohtajalle ja odottaa hänen määräyksiään. Näihin menoihin liittyvät laskut tulee vahvistaa sekä yleisen esittelijäsihteerin että arkistonhoitajan toimesta ennen kuin ne ilmoitetaan maksettavaksi säädetyssä järjestyksessä.
Arkistonhoitajan vastuulla on varmistaa, että arkiston omaisuus on aina asianmukaisesti järjestyksessä eikä huolimattomuuden takia vahingoitu tai häviä, ja hänen tulee huolehtia siitä, että tilat pidetään siisteinä ja pölyttöminä.
Lämmitys ja avotulen teko arkistossa on kielletty, paitsi arkistonhoitajan määritellyissä huoneissa, joissa lämmitys ei saa tapahtua myöhemmin kuin kello kaksitoista päivällä, eikä ilman vahtimestarin jatkuvaa valvontaa.
Jos tulipalo syttyy siinä kaupunginosassa, jossa arkisto sijaitsee, arkistonhoitajan on välittömästi saavuttava arkistoon ja ryhdyttävä vahtimestarin avustuksella kaikkiin olosuhteiden vaatimiin toimenpiteisiin arkiston pelastamiseksi.
Aikoina, jolloin arkisto on suljettu, avaimet säilytetään vahtimestarin hallussa; ja kielletään häntä päästämästä sinne ketään ulkopuolista henkilöä arkistonhoitajan poissa ollessa.
Helsingissä, Suomen Keisarillisessa Senaatissa, 19. marraskuuta 1860.
Armollisesta käskystä,
A.[…] Kellander.
Lähde: Saapuneet kirjeet 1817-1899 (Eaa:1), Kansallisarkiston I arkisto, Kansallisarkisto.
Käännös: Mik@el