Asetus valtionarkistosta (1952)
Suomen asetuskokoelma 313/1952
Opetusministerin esittelystä säädetään julkisista arkistoista 20 päivänä tammikuuta 1939 sekä valtionarkiston viroista ja toimista 2 päivänä toukokuuta 1952 annettujen lakien (18/39 ja 201/52) nojalla:
Valtionarkisto toimii opetusministeriön alaisena julkisten arkistojen keskusvirastona, jonka tehtävänä on valvoa ja johtaa arkistotointa, voimassa olevien säännösten mukaisesti vastaanottaa, säilyttää ja järjestää arkistoaineksia sekä pitää niitä viranomaisten, tutkijain ja muiden tarvitsijain käytettävänä.
Arkistohallinnollisia tehtäviä hoitaessaan valtionarkiston tulee
1. valvoa arkistotointa koskevien säännösten noudattamista;
2. edistää arkistohallinnon kaikinpuolista kehittämistä;
3. valvoa ja johtaa maakunta-arkistojen toimintaa;
4. suorittaa voimassa olevien säännösten mukaan tarkastuksia valtion virka-arkistoissa sekä antaa ohjeita niissä säilytettävien asiakirjojen hoitamisesta:
5. Samoin tarkastaa kunnallisia arkistoja ja antaa ohjeita niiden hoitamisesta;
6. antaa evankelis-luterilaisen kirkon viranomaisten pyynnöstä neuvoja kirkollisten arkistojen hoitamisesta, niinkuin siitä on erikseen säädetty, sekä suorittaa muihin uskontokuntiin kuuluvissa kirkollisissa arkistoissa tarkastuksia ja antaa ohjeita niissä säilytettävien asiakirjojen hoitamisesta;
7. valvoa julkisista arkistoista annetun lain 13 §:n mukaisesti asiakirjallisiksi muistomerkeiksi katsottavien asiakirjojen suojelemista;
8. antaa valtion virka-arkistojen ja kunnallisten arkistojen sekä kreikkalaiskatolisen kirkkokunnan ja rekisteröityjen uskonnollisten yhdyskuntien arkistojen osalta suostumus tarpeettomiksi katsottujen asiakirjojen hävittämiseen sekä evankelis-luterilaisen kirkon viranomaisille heidän pyynnöstään neuvoja sellaisten asiakirjojen hävittämisestä;
9. valvoa, että lakkautettujen valtion virastojen ja laitosten arkistot luovutetaan asianomaiseen yleisarkistoon sekä toimintansa lopettaneiden valtion komiteoiden ja niihin verrattavien elinten asiakirjat aikanaan valtionarkistoon;
10. suorittaa mahdollisuuksien mukaan yksityisluontoisten arkistojen hoitoa koskevaa neuvontaa sekä tehdä sopimuksia niiden hoitamisesta yleisarkistojen tarkastuksen alaisena;
11. laissa säädetyin edellytyksin määrätä virka-arkistojen asiakirjoja siirrettäväksi valtionarkistoon tai maakunta-arkistoon taikka antaa suostumus asiakirjain siirtämiseen kunnallisesta tai kirkollisesta arkistosta maakunta-arkistoon; sekä
12. vuosittain ennen kesäkuun loppua antaa opetusministeriölle kertomus valtionarkiston tilasta ja toiminnasta edellisen kalenterivuoden aikana.
Tutkimuslaitoksena valtionarkiston tulee
1. järjestää ja luetteloida valtionarkistoon sijoitetut arkistot ja asiakirjakokoelmat sekä laatia niiden käyttöä helpottavia hakemistoja ja katsauksia;
2. täydentää kokoelmiaan hankkimalla säilytettävikseen yksityisten lahjoittamia, tallettamia tai myymiä asiakirjoja sekä ottamalla jäljennöksiä koti- ja ulkomaisista Suomen historiaa valaisevista asiakirjalähteistä;
3. valokuvaamalla tallettaa Suomen historiaa valaisevien asiakirjasarjojen sisältöä tutkimuksen helpottamiseksi ja mahdollisten tuhoutumisten varalta;
4. asettaa viranomaisten ja yksityisten tarvitsijoiden käytettäviksi valtionarkistoon sijoitettuja asiakirjoja, kuitenkin valvomalla, ettei niitä asiakirjoja, jotka voimassa olevien säännösten ja määräysten mukaan ovat salaisia tai joiden käyttöoikeus on ajoitettu, anneta asiaankuulumattomille;
5. julkaista Suomen historiaa koskevia todistuskappaleita ja toimittaa painosta erikoisluetteloita ja selostuksia yleisarkistojen kokoelmista sekä muuallakin säilytettävästä Suomea koskevasta arkistoaineksesta;
6. opastaa tutkijoita arkistoainesten käytössä;
7. hoitaa ja täydentää tieteellistä käsikirjastoaan ja pitää sitä tutkijoiden käytössä;
8. antaa voimassa olevien säännösten edellyttämät lausunnot heraldisista kysymyksistä; sekä
9. antaa valtionarkistossa säilytettävän aineiston perusteella viranomaisille muita
heidän pyytämiään, tutkimusta edellyttäviä lausuntoja.
Arkistoainesten säilytyspaikkana valtionarkiston tulee
1. voimassa olevien säännösten mukaan vastaanottaa valtioneuvoston, eri ministeriöiden, oikeuskanslerinviraston korkeimpien oikeuksien, keskusvirastojen ja niihin verrattavien laitosten ja elinten sekä harkinnastaan riippuen poikkeustapauksissa myös muiden viranomaisten ja laitosten asiakirjoja;
2. huolehtia vastaanottamiensa arkistoainesten säilymisestä ja kunnosta sekä tarpeen ja mahdollisuuksien mukaan sitomossaan korjata vahingoittuneita asiakirjoja;
3. antaa viranomaisille ja säädettyä maksua vastaan yksityisille arkistoasiakirjoista todistuksia ja selvityksiä sekä oikeaksi todistettuja jäljennöksiä ja otteita, milloin tilaaja ilmoittaa riittävät tiedot tarvittavien asiakirjojen toteamiseksi;
4. lainata valtion viranomaisille heidän tarvitsemiaan asiakirjoja; sekä
5. mahdollisuuksien mukaan lainata tutkijoita varten tutkimusaineistoa muualta valtionarkistoon sekä samoin valtionarkistosta maakunta-arkistoihin ja muihin sellaisiin tutkimuslaitoksiin, jotka valtionarkisto on siihen tarkoitukseen hyväksynyt.
Virka-asioiden käsittelyä varten saavat valtionarkistossa olevia asiakirjoja virkapaikkaansa käytettäväksi lainata ainoastaan valtioneuvoston jäsenet, oikeuskansleri, valtioneuvoston ja ylimpien tuomioistuinten viran haltijat, hovioikeuksien presidentit ja jäsenet, maaherrat ja lääninneuvokset sekä keskusvirastojen ja niihin verrattavien valtion virastojen ja laitosten päälliköt ja osastojen johtajat tai heitä vastaavat viran haltijat. Muiden kuin edellä tarkoitettujen valtion viranomaisten on pyydettävä tarvitsemiaan asiakirjoja sen lähinnä ylemmän viranomaisen tilauksesta ja välityksellä, jolla on oikeus asiakirjain lainaamiseen. Valtionarkistosta lainattuja asiakirjoja ei ole lupa viedä yksityisasuntoon. Sellaisia vanhoja asiakirjoja, joilla on huomattava historiallinen arvo, älköön valtionarkistosta kuitenkaan ilman pakottavia syitä annettako lainaksi.
Lainaus valtionarkistosta on tehtävä tilauslipulla, johon on merkittynä 1) virasto tai laitos, johon asiakirja lainataan, 2) asiakirjan diaarinumero tai nimi, 3) asia, jonka käsittelyä varten asiakirja lainataan, 4) lainauspäivä sekä 5) lainaksiottajan omakätinen nimikirjoitus ja virka. Tilauslippu säilytetään valtionarkistossa kuittina, kunnes asiakirja palautetaan.
Virastoihin pyydettyjen asiakirjojen laina-aika olkoon enintään puoli vuotta. Jos asiakirjaa tarvitaan kauemmin, voidaan laina erityisten syiden sitä vaatiessa uudistaa. Jollei lainaksi otettua asiakirjaa määräajan päätyttyä ole palautettu, valtionarkisto ilmoittakoon tästä asianomaiselle ministeriölle toimenpidettä varten.
Asiakirjoja valtionarkistosta lainanneen virkamiehen on virkasuhteen katketessa heti palautettava kaikki lainaamansa asiakirjat valtionarkistoon.
Lainaaja on vastuussa siitä, että lainattu asiakirja palautetaan valtionarkistoon täydellisenä ja vahingoittumattomana sekä ilman lisämerkintöjä.
Valtionarkistossa säilytettävien asiakirjojen lainaaminen yksityishenkilölle valtionarkiston ulkopuolelle on kielletty. Myöskään valtionarkiston virkamiehillä ei ole oikeutta yksityistä tarvetta varten viedä valtionarkiston kokoelmiin kuuluvia asiakirjoja arkistorakennuksesta.
Jos valtionarkiston on lähetettävä asiakirjoja muualle valokuvaamista, sitomista tai muita välttämättömiä tarkoituksia varten, päättäköön valtionarkistonhoitaja kussakin tapauksessa niistä toimenpiteistä, joita asiakirjojen vahingoittumattomina säilyminen vaatii.
Tutkija, joka käyttää valtionarkiston kokoelmia, on velvollinen luovuttamaan valtionarkiston kirjastoon kappaleen jokaista näihin tutkimuksiin perustuvaa julkaisuaan.
Valtionarkiston päällikkönä on valtion arkistonhoitaja, jolla on professorin arvonimi. Valtionarkistonhoitaja on ensi sijassa vastuussa maan arkistolaitoksen johtamisesta ja valtionarkiston tehtävien täyttämisestä. Hänen velvollisuutenaan on myös valvoa, että valtionarkiston ja maakunta-arkistojen viran tai toimen haltijat suorittavat työnsä huolellisesti. Niinikään hänen tulee valvoa, että valtionarkiston rakennusta ja siinä olevaa valtion omaisuutta hyvin hoidetaan.
Valtionarkistossa on kolme osastoa, nimittäin arkistohallinnollinen osasto, tutkimusosasto ja kansliaosasto.
Arkistohallinnollisen osaston johtajana on arkistoneuvos, tutkimusosaston johtajana arkistoneuvos ja kansliaosaston johtajana osastonjohtaja.
Arkistonhoitajat hoitavat jaostoja, joille valtionarkistossa säilytettävät arkistot ja kokoelmat on jaettu, sekä suorittavat heille määrättyjä tehtäviä osastoilla. Valtionarkistonhoitaja määrää arkistonhoitajien kuulumisesta osastoihin ja jaostoihin.
Kansliaosastoon kuuluu kanslisti. Koko valtionarkistolle yhteisiä, kansliaosaston valvontaan kuuluvia peruspalkkaisen toimen haltijoita ovat konekirjoittajat, kirjansitojat, vahtimestarit ja talonmies-lämmittäjä.
Valtionarkistoon voidaan lisäksi, määrärahojen rajoissa, ottaa arkistoavustajia ja muita ylimääräisen toimen haltijoita sekä tilapäisiä toimihenkilöitä, joiden kuulumisesta osastoihin ja jaostoihin määrää valtionarkistonhoitaja.
Valtionarkistonhoitajan määräyksestä valtionarkiston viran tai toimen haltijat ovat velvollisia ottamaan osaa muihinkin valtion arkiston töihin kuin niihin, jotka kuuluvat heidän vakinaisiin tehtäviinsä.
Arkistohallinnollista osastoa johtavan arkistoneuvoksen tulee huolehtia niistä tehtävistä, jotka 2 §:n mukaan kuuluvat valtionarkistolle.
Tutkimusosastoa johtavan arkistoneuvoksen tulee huolehtia niistä tehtävistä, jotka 3§:n mukaan kuuluvat valtionarkistolle.
Kansliaosastoa johtavan osastonjohtajan tulee huolehtia niistä tehtävistä, jotka 4 §:n mukaan kuuluvat valtionarkistolle, sekä valvoa valtionarkiston toimiston työtä. Hänen tulee myös huolehtia valtionarkiston rahavarojen hoidosta ja tilityksestä, ellei valtionarkistonhoitaja anna tätä tehtävää toiselle virkamiehelle.
Osastojen johtajien tulee lähinnä valvoa, että heidän alaisensa henkilökunta suorittaa tehtävänsä huolellisesti ja että heidän alaansa kuuluvat asiat viivytyksettä hoidetaan.
Jaostojen hoitajina toimivat arkistonhoitajat vastaavat lähinnä jaostoonsa kuuluvien arkistoainesten hoidosta ja niiden perusteella annettavista selvityksistä. Kuitenkin voi valtionarkistonhoitaja asettaa jonkin erityisen jaoston tai erityisen kokoelman arkistoneuvoksen tai osastonjohtajan suoranaisen valvonnan alaiseksi sekä jättää jonkin erityisen kokoelman jonkun muun viran tai toimen haltijan kuin arkistonhoitajan hoitoon.
Valtionarkistonhoitajalla yksin on päätösvalta niissä asioissa, joiden käsittelyyn hän osallistuu, lukuunottamatta 15 ja 16 §:ssä mainittuja asioita. Asiat esittelee hänelle se viran tai toimen haltija, jonka toimialaan asia kuuluu, tai jolle valtionarkistonhoitaja on antanut tehtäväksi sen valmistelun ja esittelyn. Valtionarkistonhoitajan ratkaistavista tärkeimmistä asioista laaditaan lyhyt päätöspöytäkirja.
Arkistoneuvos, osastonjohtaja tai muu virkamies ratkaisee ne asiat, jotka valtionarkistonhoitaja on hänen päätösvaltaansa uskonut.
Milloin käsiteltävinä ovat ne tarpeettomiksi katsottujen asiakirjain hävittämistä koskevat asiat, jotka mainitaan 2 §:n 8. kohdassa, ottavat asian ratkaisuun osaa valtionarkistonhoitaja, arkistoneuvokset ja kansliaosaston osastonjohtaja. Asian esittelee se virkamies, jolle valtionarkistonhoitaja on tehtävän valmistelun antanut. Päätöksen tekevät asian ratkaisuun osallistuvat äänestyksen perusteella, ja valtionarkiston päätökseksi tulee se mielipide, jota enemmistö puoltaa. Äänten mennessä tasan tulee päätökseksi se mielipide, jota valtionarkistonhoitaja kannattaa. Arkistoneuvoksen tai osastonjohtajan ollessa estyneenä tai esteellisenä osallistuu asian ratkaisuuin hänen sijastaan se arkistonhoitaja, jonka valtionarkistonhoitaja tehtävään on määrännyt. Tällaisten asiain käsittelystä pidetään aina pöytäkirjaa.
Milloin käsiteltävinä ovat kurinpitoasiat, noudatettakoon niiden ratkaisussa 15 §:ssä käytettäväksi säädettyä menettelyä.
Sellaisia asioita valtionarkistossa käsiteltäessä, joiden voidaan katsoa koskevan myös muiden viranomaisten toimialaa tai joissa erityinen asiantuntemus arkistoalan ulkopuolelta on tarpeen, valtionarkistonhoitaja voi sopia asianomaisen alan edustajan osallistumisesta asiantuntijana neuvotteluun, josta pidetään pöytäkirjaa.
Valtionarkistonhoitajan ollessa virkalomalla, esteellisenä tai estyneenä, hänen tehtäviaan hoitaa virkaiältään vanhempi läsnäoleva arkistoneuvos sekä arkistoneuvostenkin ollessa esteellisinä tai estyneinä kansliaosaston osastonjohtaja, jollei opetusministeriö valtionarkistonhoitajan esityksestä toisin määrää.
Kelpoisuusehtoina valtionarkiston virkoihin vaaditaan:
1. valtionarkistonhoitajan virkaan filosofian tai valtiotieteen tohtorin arvo, tätä arvoa varten hyväksytty väitöskirja, sillä tai arkistotutkimuksiin perustuvilla muilla julkaisuilla osoitettu hyvä perehtyneisyys Suomen historiaan, perusteellinen arkistoalan tuntemus, hyvä arkistonhoidollinen kokemus sekä hallinnollista kykyä;
2. arkistoneuvoksen ja osastonjohtajan virkoihin filosofian tai valtiotieteen tohtorin arvo, tätä arvoa varten hyväksytty väitöskirja, sillä tai arkistotutkimuksiin perustuvilla muilla julkaisuilla osoitettu perehtyneisyys Suomen historiaan sekä arkistotutkinto ja yhteensä vähintään kahden vuoden virantoimitus valtionarkistossa ja jossakin maakunta-arkistossa, josta ajasta ainakin yksi vuosi valtionarkistossa;
3. arkistonhoitajan virkaan filosofian tai valtiotieteen kandidaatin tutkinto, tämän tutkinnon vaatimusten mukainen korkein arvosana joko Suomen historiassa tai Suomen ja Skandinavian historiassa taikka muussa sellaisessa oppiaineessa, johon Suomen historia kuuluu oleellisena osana, sekä arkistotutkinto ja yhteensä kahden vuoden virantoimitus valtionarkistossa ja jossakin maakunta-arkistossa taikka siihen verrattavassa arkistossa, josta ajasta vähintään yksi vuosi valtionarkistossa; sekä
4. kanslistin virkaan ylioppilastutkinto sekä perehtymistä kanslia- ja kirjanpitotehtäviin.
Arkistoavustajan toimeen ovat kelpoisuusehtoina filosofian tai valtiotieteen kandidaatin tutkinto, tämän tutkinnon vaatimusten mukainen korkein arvosana joko Suomen historiassa tai Suomen ja Skandinavian historiassa taikka muussa sellaisessa oppiaineessa, johon Suomen historia kuuluu oleellisena osana.
Edellä 19 §:ssä edellytetyn arkistotutkinnon perusteet vahvistaa valtionarkistonhoitaja, jolle myös arkistotutkinto suoritetaan.
Valtionarkistonhoitajan nimittää tasavallan presidentti valtioneuvoston esityksestä.
Arkistoneuvoksen ja osastonjohtajan nimittää tasavallan presidentti, viran oltua kolmenkymmenen päivän ajan haettavana ja valtionarkiston tehtyä virkaehdotuksen.
Arkistonhoitajan ja kanslistin nimittää valtionarkistonhoitaja, viran oltua kolmenkymmenen päivän ajan haettavana.
Pysyväisten tointen haltijat nimittää sekä arkistoavustajat ja muut ylimääräisten tointen haltijat tilapäiset toimihenkilöt ottaa toimeen valtionarkistonhoitaja.
Eron virasta tai toimesta myöntää se viranomainen, joka on viran tai toimen täyttänyt.
Virkavapauden myöntää ja sijaisen määrää valtionarkistonhoitajalle valtioneuvosto, paitsi kuukautta lyhyemmäksi ajaksi opetusministeriö, arkistoneuvokselle ja osastonjohtajalle opetusministeriö sekä muille viran haltijoille valtionarkistonhoitaja. Viran avoinna ollessa määrää viranhoitajan vastaava viranomainen.
Muutosta ei saa hakea valtionarkistonhoitajan päätökseen, joka koskee virkaan tai pysyväiseen toimeen nimittämistä tahi ylimääräiseen toimeen ottamista taikka toimen haltijan vapauttamista.
Valtionarkistonhoitajaa, arkistoneuvosta ja osastonjohtajaa vastaan virkavirheestä tehdyt syytteet käsittelee ja ratkaisee Helsingin hovioikeus. Muiden viran tai toimen haltijoiden tekemät virkavirheet käsittelee ja ratkaisee asianomainen alioikeus.
Jos valtionarkiston tai maakunta-arkiston viran tai toimen haltija on syyllistynyt virheelliseen menettelyyn tai laiminlyöntiin taikka käyttäytynyt sopimattomasti hänen tekonsa tai laiminlyöntinsä olematta sen laatuinen, että häntä siitä on tuomioistuimessa syytettävä tai häntä vastaan pantava vireille viraltapanoa tarkoittava kurinpitomenettely, antakoon valtionarkisto syylliselle varoituksen tai määrätköön opetusministeriö valtionarkiston esityksestä hänet enintään kuuden kuukauden ajaksi virantoimituksesta pidätettäväksi ja menettämään samalta ajalta palkkaetunsa kokonaan tai osaksi.
Viraltapanosta kurinpitotoimin sekä viran tai toimen haltijan pidättämisestä virantoimituksesta, milloin häntä vastaan on pantu vireille viraltapanoa tarkoittava kurinpitomenettely taikka milloin hän on syytteessä rikoksesta tai sellaisesta epäiltynä tutkimuksen alaisena, on säädetty erikseen.
Opetusministeriö vahvistaa tarvittaessa valtionarkiston esityksestä tarkemmat määräykset valtionarkiston toimintaa varten.
Tämän asetuksen voimaan tullessa siirtyvät valtionarkiston nykyisistä viran haltijoista kaksi virkaiältään vanhinta arkistonhoitajaa arkistoneuvoksiksi, kolmas arkistonhoitajista osastonjohtajaksi, vanhemmat ja nuoremmat amanuenssit arkistonhoitajiksi sekä ylimääräiset amanuenssit arkistoavustajiksi, kukin siihen tehtävään, johon valtionarkistonhoitaja hänet määrää.
Tämä asetus tulee voimaan 1 päivänä lokakuuta 1952, ja sillä kumotaan 8 päivänä marraskuuta 1918 annettu Suomen Valtionarkiston Johtosääntö.
Naantalissa 8 päivänä elokuuta 1952.